Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

ANNAI POOPATHI TAMILSK KULTURSENTER AVD. ASKER OG BÆRUM, organisasjonsnummer 996 879 127, er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles gjennom denne løsningen. Ved spørsmål om personvern eller for å bruke rettighetene dine kan du kontakte oss gjennom kontaktskjemaet.

2. Hvilke opplysninger vi behandler

• Kontaktskjema: navn, e-postadresse, emne og melding.
• Familie- og barneregistrering: navn, telefon og adresse for begge foresatte, samt navn og fødselsdato for barna.
• Reisekostnadsskjema: navn, e-post, reisedato, formål, adresser, kilometer, beregnet beløp og kommentarer.
• Lærerinteresseskjema: navn, adresse, telefon, e-post, erfaring, klasseønsker og skoleår.
• Brukerkontoer: navn, e-post, rolle og tekniske opplysninger som er nødvendige for innlogging.
• Tekniske opplysninger: nødvendige informasjonskapsler og logger knyttet til sikkerhet, økt og språkvalg.

3. Formål og behandlingsgrunnlag

Vi bruker opplysningene for å svare på henvendelser, administrere reisekostnader, planlegge lærerbehov, levere medlemstjenester og sikre løsningen. Behandlingen bygger, avhengig av formålet, på avtale eller tiltak før avtale på din anmodning, rettslig plikt, berettiget interesse eller samtykke der dette er nødvendig. Vi vurderer behandlingsgrunnlaget særskilt for hvert formål.

4. Opplysninger om barn

Opplysninger om barn skal bare gis av forelder eller foresatt og bare når det er nødvendig for den aktuelle aktiviteten. Ikke skriv sensitive eller andre unødvendige opplysninger i fritekstfeltene.

5. Hvem opplysningene deles med

Bare autoriserte styremedlemmer og administratorer får tilgang. Leverandører av hosting, e-post, sikkerhetskopi og regnskap kan behandle opplysninger på våre vegne. Vi selger ikke personopplysninger og deler dem ikke til markedsføring. Opplysninger utleveres ellers bare når loven krever det.

6. Lagring og sletting

Opplysningene lagres bare så lenge de er nødvendige for formålet. Kontakthenvendelser slettes når saken er ferdig behandlet. Lærerinteresseskjema beholdes for det aktuelle skoleåret og så lenge planleggingsbehovet består. Reisekostnadsdokumentasjon oppbevares i tråd med gjeldende regnskaps- og dokumentasjonskrav og slettes deretter. Opplysninger i sikkerhetskopier slettes gjennom ordinær rotasjon.

7. Informasjonskapsler

Løsningen bruker nødvendige informasjonskapsler for innlogging, sikkerhet, økter og lagring av språkvalg. Løsningen bruker ikke informasjonskapsler for annonsering eller markedsføringssporing.

8. Rettighetene dine

Du kan be om innsyn, retting, sletting, begrensning eller protestere mot behandlingen. Der vilkårene gjelder, kan du også be om dataportabilitet og trekke tilbake et samtykke. Vi kan be om nødvendig informasjon for å bekrefte identiteten din. Forespørsler besvares uten ugrunnet opphold og normalt innen én måned.

9. Klage

Kontakt oss først dersom du mener vi behandler personopplysninger feil. Du har også rett til å klage til Datatilsynet. Informasjon og klageskjema finnes på datatilsynet.no.

10. Sikkerhet og endringer

Vi bruker egnede tekniske og organisatoriske tiltak, blant annet tilgangsstyring, kryptert forbindelse, oppdateringer og sikkerhetskopiering. Erklæringen oppdateres når behandlingen endres. Vesentlige endringer blir kommunisert tydelig til de berørte.